E-faturaya geçtiğim gün eski faturaları ve açık işlemleri nasıl yönetmeliyim?

Kısa cevap: Eski belgeyi koruyun, açık işlemi ayrı izleyin

E-faturaya geçtiğiniz gün, önceden usulüne uygun düzenlenmiş faturaları sırf geçiş nedeniyle yeniden düzenlemeyin. Mevcut belgeleri kendi tarih ve numaralarıyla koruyun; henüz faturalanmamış teslimleri, açık siparişleri ve sonucu beklenen belgeleri ayrı listelere ayırın. Yeni hesabın açılması, eski faturaları iptal eden veya bütün açık işleri kapatan bir işlem değildir.

İlk günün temel kaydı, her ticari işlemin hangi belgeyle karşılandığını gösteren bir çizelgedir. Satış programındaki “açık” ifadesi bazen tahsil edilmemiş faturayı, bazen teslim edilmemiş siparişi anlatır. Bu iki durum aynı değildir: tahsilatı beklenen, düzenlenmiş bir faturaya ikinci belge üretmek mükerrerlik yaratabilir. Önce kaydın neden açık olduğunu belirleyin.

Gerçek etkinleşme kaydını ve tarihleri doğrulayın

Başvuru yaptığınız günü, panele eriştiğiniz günü ve e-fatura hesabının etkinleştiği zamanı ayrı kaydedin. Özel Entegrasyon Kılavuzu’nun 2.2 bölümü, GİB’in olumlu yanıtı üzerine hesabın aktifleşmesini açıklar. Kullanıcı adı ve parola verilmesi tek başına bu sonucun kanıtı değildir; doğru VKN/TCKN için etkinleşme teyidini sağlayıcınızdan alın.

GİB Kullanıcı Listesi Kılavuzunda mükellefin ilk eklenme zamanı ile etiketin açılış ve siliniş zamanları farklı alanlardır. Yeni bir posta kutusu etiketinin tarihi, işletmenin ilk e-fatura katılım tarihi yerine kullanılmamalıdır. Hangi kaydın kontrol edildiğini ve kontrol zamanını not edin; e-fatura etiketiyle e-irsaliye etiketini karıştırmayın.

İlk gün işlemlerinden önce işletmenizin geçiş kapsamını ve zamanını interaktif e-faturaya geçiş rehberi üzerinden ön değerlendirebilirsiniz. Sonucu faaliyet ve dönem kayıtlarınızla teyit edin. Rehber gerçek hesap etkinliğini sorgulamaz veya eski faturaların düzeltme yöntemini belirlemez; buradaki çizelgeyi doldururken GİB kaydı ve işlem belgeleri esas alınır.

Önceden düzenlenmiş faturaları arşiviyle devralın

Geçişten önce düzenlenmiş her fatura için tarih, numara, taraflar, tutar ve belge türünü mevcut kayıttan alın. Kâğıt belgenin gerekli nüshalarını, elektronik belgenin ise özgün dosyalarını ve doğrulama bilgilerini koruyun. Eski e-Arşiv faturaları yeni panele yüklenebiliyorsa bunun bir arşiv aktarımı olduğunu, yeni fatura oluşturmadığını kontrol edin.

VUK’un muhafaza ve ibraz hükümleri ile 509 sayılı Tebliğin VI bölümü geçişle ortadan kalkmaz. Elektronik belgenin yalnız PDF görüntüsünü veya kâğıt çıktısını tutmak, düzenleyenin elektronik saklama yükümlülüğünü karşılamaz. Eski belgenin numarasıyla arşivde bulunabildiğini, açılabildiğini ve muhasebe kaydıyla eşleştiğini sınayın.

Yanlışlık, iade veya itiraz nedeniyle açık kalan eski belgeyi ayrıca işaretleyin. Geçiş, bütün bu belgeler için ortak bir iptal gerekçesi değildir. Belgeyi silmek, tarihini değiştirmek veya aynı satışa yeni numara vermek yerine mevcut belgeye ve işlemin niteliğine uygun düzeltme yolunu mali müşavirinizle belirleyin.

Teslim, düzenleme ve katılım tarihini birbirine karıştırmayın

VUK’un 230. maddesi faturanın düzenlenme tarihiyle satılan malın teslim tarihini ayrı bilgiler olarak ele alır. 231/5’teki genel üst sınır, mal tesliminden veya hizmetin yapılmasından itibaren yedi gündür; Bakanlığın işlem, sektör veya mükellefiyet için daha kısa süre ya da anında düzenleme belirleme yetkisi vardır. Bu nedenle her işlemde yedi gün beklenebileceğini varsaymayın.

E-faturaya katılım, başlamış fatura düzenleme süresini yeniden başlatmaz. Teslim önce, fatura düzenleme sonra gerçekleşiyorsa gerçek teslim/hizmet tarihini ve uygulanacak son düzenleme gününü birlikte kaydedin. Belge türünü yalnız sipariş tarihinden çıkarmayın; düzenleme aşamasındaki satıcı ve alıcı kayıtlarını, ilgili geçiş hükmünü ve özel işlem kurallarını değerlendirin. Tarihi değiştirerek bu kontrolleri aşmayın.

509 sayılı Tebliğin VIII bölümü, e-Fatura ve e-Arşiv uygulamalarına katılımda yedinci günün sonuna kadar kâğıt belge düzenlenebilmesine ilişkin sınırlı bir geçiş hükmü içerir. Bu, VUK’taki fatura düzenleme süresine eklenen yedi gün değildir. Kendi katılım kaydınız ve mevcut e-belge yükümlülükleriniz bakımından uygulanabilirliği ve son günü teyit edin; aynı işlem için kâğıt ve elektronik faturayı birlikte düzenlemeyin.

Geçiş hükmüyle arıza veya kesinti istisnaları da farklıdır. Sadece ekranı kullanmayı öğrenememek, 509’un V.7 bölümündeki teknik aksaklık şartlarını kendiliğinden sağlamaz. Olağan kayıtlı alıcı akışı ile e-Arşiv akışını ayırmak için e-fatura ve e-Arşiv farkları rehberini kullanın; özel bir istisnaya dayanıyorsanız dayanağını işlem notuna ekleyin.

Açık sipariş ve taslakları tek tek sınıflandırın

Henüz teslim veya hizmet gerçekleşmemiş bir siparişi, yalnız yeni sisteme geçildi diye tamamlanmış satış saymayın. Teslim edilen miktarı, kalan kısmı, varsa önceden düzenlenmiş faturayı ve tahsilatı ayrı alanlarda izleyin. Avans, kısmi teslim veya önceden faturalama bulunan işlerde belge gereğini kendi koşullarıyla değerlendirin; siparişin tamamına otomatik fatura üretmeyin.

Örneğin önceki gün teslim edilmiş fakat faturalanmamış bir işlemle, gelecek hafta teslim edilecek sipariş aynı açık işler listesinde bulunabilir. İlkinde düzenleme süresi ve belge türü hemen kontrol edilir; ikincisinde teslim planı ve varsa mevcut belge izlenir. Programdaki taslak da tamamlanmış fatura değildir: aktarırken alıcı bilgilerini, tarihleri ve onay durumunu yeniden gözden geçirin.

İlk gün işlem kontrol tablosu

Tabloyu gerçek kayıtlarınızla doldurun; sorumlu sütununa kişi adı ekleyin. Belge bulunmayan satıra “yok”, sonucu bilinmeyene “teyit bekliyor” yazın. Örnek roller görev önerisidir; muhasebeciye kendiliğinden iş devri yapıldığı anlamına gelmez.

Seri ve numara düzenini belge üretmeden kontrol edin

509’un V.4 bölümü, ilgili elektronik belgelerde üç karakterli birim kodu ile dört karakterlik yıl ve dokuz karakterlik sıra bölümünden oluşan numarayı tanımlar. Aynı belge numarası mükellef bünyesinde birden fazla kullanılamaz. Kullanılacak kodu, yılı ve sıradaki numarayı yazılım sorumlusuyla doğrulayın; eski belgelerin numaralarını bu yeni düzene uyarlamak için değiştirmeyin.

Daha önce e-Arşiv kullandıysanız mevcut numara kayıtlarını da kontrol edin. Şube, kullanıcı veya otomatik muhasebe bağlantısının aynı numarayı üretmediğinden emin olun. Geçişi gerekçe göstererek mevcut seriyi gelişigüzel başa almayın. Buradaki amaç numara planıdır; herhangi bir sağlayıcının seri oluşturma ekranını veya düğme sırasını tarif etmez.

İlk gün kapanışında açık kalan işi adıyla bırakın

Gün sonunda gelen ve giden faturaları muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırın. Numara, elektronik belge kimliği, tutar ve son durum eşleşsin. Gönderim sonucu belirsizse yeni fatura oluşturmadan mevcut belgenin durumunu sorgulatın. Yanıt bekleyen belgenin takipçisi ve sonraki kontrol zamanı belli olsun; ekranda görünmemesini iptal edilmiş saymayın.

İlk gerçek belgeyi göndermeden arşivden geri açmaya kadar sınamak için gönderme, alma ve arşiv kontrol listesinden yararlanabilirsiniz. Henüz gelen fatura yoksa alım kontrolünü tamamlandı saymayın. Kapanış çizelgesini, çözülen işler ile kanıtı ve sorumlusu belirlenmiş açık işler birlikte görülecek şekilde muhasebeye teslim edin.