GİB veya entegratör kesintisinde fatura işlemleri nasıl takip edilir?

Önce kesintinin kapsamını, sonra etkilenen işlemleri belirleyin

GİB veya entegratör kesintisinde önce olay kaydı açın: hangi uygulama çalışmıyor, sorun ne zaman görüldü, hangi belgeler etkilendi ve izlemeyi kim üstlendi? Mevcut gönderimlerin durumunu koruyup bekleyen işleri tek listede toplayın. Ekranın yanıt vermemesi, faturanın hiç oluşmadığını veya hiç gönderilmediğini tek başına göstermez; sonucu belirsiz işlemleri kontrol etmeden yeniden başlatmayın.

Tek bilgisayardaki tarayıcı, internet veya imzalama sorunu; işletmenin kendi yazılımındaki hata; entegratörün belirli hizmetindeki aksama ve GİB tarafındaki kesinti farklı incelemeler gerektirir. Mevcut oturumu ve hata metnini kaydedin; yetkili teknik kişiden kapsamı belge üretmeden kontrol etmesini isteyin. Başka bir ekranda da hata görülmesi tek başına GİB genel kesintisi kanıtı değildir.

Yalnız bir zarf etkilenirken diğer işlemler sürüyorsa, genel kesinti kaydından ayrı olarak e-fatura zarfında yeniden göndermeden önce kontrol sırasını kullanın. Buradaki amaç çok sayıda bekleyen işi ve ortak olayın kanıtlarını birlikte yönetmektir.

Duyurunun kapsamını ve zamanını olayla eşleştirin

GİB e-Belge duyuruları ile kullandığınız sağlayıcının resmî duyuru veya kayıtlı destek kanalını inceleyin. Duyurunun yayın tarihini, etkilenen ürünü, belirtilen başlangıç/bitiş aralığını ve sizin kontrol saatinizi ayrı yazın. e-Arşiv ile ilgili bir bildirim, aynı saatlerdeki her e-Fatura sorununu açıklamaz. Eski bir bakım duyurusu bugünkü olayın kanıtı değildir; yeni duyuru görmemek de kesinti olmadığını kanıtlamaz.

Duyuru adresini ve mümkünse dosyasını saklayın; ekran görüntüsünde tarih, saat, uygulama ve hata görülsün. Saat dilimini belirtin. Kendi ilk gözlem saatinizi sağlayıcının açıkladığı başlangıç saatiyle karıştırmayın. Sonradan güncellenen bildirimlerde önceki ve yeni açıklamayı hangi saatte gördüğünüzü kaydedin.

Sağlayıcıya açılan destek kaydına etkilenen modülü, ilk gözlemi ve mevcut işlem kimliklerini ekleyin. Paylaşımda gereksiz müşteri verilerini maskeleyin; parola, PIN veya özel anahtar göndermeyin. Ana sayfanın açılması, belge gönderme ve durum sorgulama hizmetlerinin de düzeldiği anlamına gelmez.

Bekleyen belge listesini son bilinen duruma göre ayırın

Her etkilenen işlem için satış veya sipariş referansını, varsa fatura numarası ve ETTN’yi, son başarılı adımı ve son sorgu zamanını yazın. Henüz belge kimliği oluşmamış taslağa ETTN uydurmayın. Gönderim isteği başlatılmış fakat yanıt alınamamış kaydı, hiç gönderilmemiş taslakla aynı gruba koymayın.

Temsili bir listede taslakta duran satış, gönderim yanıtı belirsiz belge ve teknik sonucu görülen belge üç ayrı satırdır. Kesinti ortak olsa da hepsine “yeniden gönder” kararı verilmez. Durum etiketini yorumlamak için gönderildi, ulaştı ve kabul edildi ayrımını kullanın; teknik iletim sonucunu ticari kabul veya ödeme saymayın.

Bir takip sorumlusu belirleyin; muhasebe, satış ve teknik ekip aynı kaydın güncel durumunu görsün. Belgenin düzenlenme süresi yaklaşan işleri ayrıca işaretleyip mali müşavire iletin. Listeyi önceliklendirmek kanuni süreyi uzatmaz; otomatik yeniden deneme ayarının nasıl çalıştığını da sağlayıcıdan öğrenin.

Kopyalayıp doldurabileceğiniz kesinti takip kaydı

Aşağıdaki şablon işletme içi takip önerisidir; resmî bildirim formu veya istisna izni değildir. Olayın ortak bilgilerini bir kez, bekleyen belge ve karar alanlarını her işlem için doldurun. Köşeli parantezler yer tutucudur.

Kâğıt veya başka belgeye geçişi otomatik çözüm saymayın

509 Sıra No.lu Tebliğ’in V.7 bölümündeki koşulları olayla eşleştirin. GİB veya uygulamaya taraf diğer kamu sistemlerindeki arıza, kesinti ve bakım ayrı düzenlenir. Mükellef ya da izinli özel entegratör sistemindeki kesinti için ispat/tevsik gerekir; planlı bakım yazılı bildirimdeki süreyle sınırlıdır. Mali mühür veya e-imza aracının arızalanması/çalınması da ispat/tevsik ve yenisinin temin süresi koşuluyla ayrı bir durumdur.

Kanuni düzenleme süresi geçirilemez; mükelleften kaynaklanan diğer nedenler kendiliğinden bu istisnalara girmez. e-Fatura yerine e-Arşiv düzenleme, her kesintiye açık bir seçenek değildir; V.7’nin ç bendindeki Bakanlık/GİB düzenleme veya duyurusunun somut izniyle değerlendirilir.

VIII bölümü, arıza/kesinti için yeterli matbu belge bulundurma yükümlülüğünü de açıklar. Bu istisnai düzenlemeye başlamadan önce Başkanlığa tevsik edici bilgi ve belgelerle yazılı bildirim ve durumun süreklilik arz etmemesi şartları vardır. Yalnız hata görüntüsüne dayanıp belge türünü değiştirmeyin; somut koşulları ve bildirim yolunu mali müşavirinizle değerlendirin.

Elektronik kayıtların bozulması, silinmesi, zarar görmesi, işlem görememesi ve olağanüstü durumlar için VIII’deki üç iş günü içinde bildirim ve tamamlama planı yükümlülüğünü ayrıca dikkate alın. Bu hüküm her erişim hatasında serbest bekleme veya ek fatura düzenleme süresi vermez.

Sağlayıcının süreklilik sorumluluğunu işletmenin takibinden ayırın

Özel Entegrasyon Kılavuzu v1.14, sağlayıcının 7/24 iş sürekliliğine uygun yapı kurmasını, yöntemini BİS raporunda açıklamasını, işlem izlerini kaydetmesini ve kurtarma planlarını düzenler. Bu teknik yükümlülükler belirli dakikada onarım veya her belgenin teslimi garantisi değildir. Sağlayıcıdan etkilenen hizmeti, mevcut işlemlerin durumunu ve güvenli devam yolunu kayıtlı kanaldan isteyin.

İşletme tarafında bekleyen işleri ve süreleri izlemeyi sürdürün. 509 Tebliğ’e göre dışarıdan elektronik saklama hizmeti alınması, mükellefin muhafaza ve ibraz sorumluluğunu kaldırmaz. Duyuru, destek yazışması ve işlem sonuçlarını ilgili belgeyle ilişkilendirip erişimi yetkili kişilerle sınırlandırın.

Hizmet dönünce önce eski kayıtları uzlaştırın

İki belge görünürse kesinti kaydını silerek kapatmayın. Aynı satış için mükerrer e-fatura kontrolü ile kayıtları karşılaştırın; bu yazı iptal, itiraz veya tek zarfın hata kodları için ayrı bir işlem rehberi değildir.

1. Sağlayıcının hangi hizmetin düzeldiğini bildirdiğini kontrol edin; bekleyen listeyi mevcut kimliklerle sorgulayın ve her yanıtın saatini kaydedin.
2. Sonucu görülen işlemleri belirsiz gruptan ayırın. Yanıtı hâlâ belirsiz kayıt için destek teyidi alın; tekrar düğmesine basarak teşhis koymayın.
3. Yeniden deneme gerekiyorsa hangi mevcut işlem için, hangi teknik sonuca ve sağlayıcı yönlendirmesine dayanıldığını yazın. İşlemi yetkili kişi uygulasın; sonucun listeye işlendiğini kontrol edin.
4. Kesinti öncesi listeyi son durumlarla karşılaştırın. Eksik ve açık işleri sorumlusuna atayın; aynı satış için ikinci belge şüphesi varsa ayrı inceleyin.

İlk geçiş değerlendirmesini kesinti takibinden ayrı yürütün

Henüz e-Fatura uygulamasına geçmemiş bir işletmeyseniz, faaliyet, hasılat ve tarih bilgileriyle başlangıç değerlendirmesi için interaktif e-faturaya geçiş rehberi üzerinden ilerleyebilirsiniz. Bu araç kesinti kaynağını teşhis etmez veya yeniden gönderim kararı vermez. Mevcut kullanıcıların olay takibi ise yukarıdaki duyuru, bekleyen belge ve sonuç kayıtlarıyla sürdürülür.