GİB Portal’dan özel entegratöre nasıl geçilir?

Geçiş, hesap açılmasıyla birlikte eski işlerin devrini gerektirir

GİB Portal’dan özel entegratöre geçmek için izinli bir özel entegratörle e-fatura gönderme ve alma sözleşmesi yapılır. Entegratörün GİB’e bildiriminden ve olumlu yanıttan sonra hesap etkinleşir. Ancak yeni ekrana giriş yapabilmek, eski faturaların oraya taşındığını veya Portal’daki bekleyen işlemlerin sonuçlandığını göstermez. Geçişi hesap etkinleşmesi, belge arşivi ve açık iş takibi olarak üç ayrı sonuçla kontrol edin.

Bu rehberin başlangıç noktası, hâlihazırda e-Fatura uygulamasına kayıtlı olup GİB e-Fatura Portalı’nı kullanan işletmedir. İlk kez e-faturaya geçme yükümlülüğünüzü ve tarihinizi değerlendiriyorsanız interaktif e-faturaya geçiş rehberi ile başlayın. Buradaki yöntem değişikliği bu ilk değerlendirmeden ayrıdır; interaktif rehber hesap veya arşiv taşıma işlemi yapmaz.

Önce hangi sistemi bıraktığınızı netleştirin

Portal’ın adresini ve kullanılan uygulamanın adını kaydedin. Yalnız e-Arşiv Fatura Portalı’nda belge düzenlemek, bu yazıdaki e-Fatura Portalı geçişiyle aynı işlem değildir. GİB’in e-Fatura Portalı açıklaması hem portalda oluşturmayı hem uygun biçimde dışarıda hazırlanıp yüklenen faturaları kapsar. İşletmenizde hangi yol kullanılıyorsa hazırlama ve gönderme sorumlusunu da not edin.

Yöntem seçimini henüz tamamlamadıysanız GİB Portal, özel entegratör ve doğrudan entegrasyon karşılaştırmasındaki iş akışı sorularını cevaplayın. Karar verildiyse geçiş dosyanıza mevcut VKN/TCKN ve unvanı, son kontrol zamanını, Portal’daki kayıt dönemlerini ve yeni hizmette yetkili kişiyi ekleyin.

Portal hesabını kimin kapattığını doğru okuyun

Haziran 2026 tarihli Özel Entegrasyon Kılavuzu’nun 2.2 bölümü, özel entegratöre geçen Portal kullanıcısının Portal hesabının Başkanlık tarafından kapatıldığını belirtir. Özel entegratör üzerinden fatura alıp gönderirken Portal yöntemi aynı anda kullanılamaz. Bu nedenle Portal’ı geçiş sonrasında da çalışan ikinci gönderim ekranı olarak planlamayın.

Aynı bölümde geçen, önce GİB’e yazıyla hesap kapatma talebinde bulunma koşulu doğrudan entegrasyon izni olan mükellefe yöneliktir. Bunu Portal kullanıcısına ait zorunlu ilk adım gibi uygulamayın. Entegratörle bildirim ve etkinleşme koordinasyonunu kurarken arşiv hazırlığınızı da bitirin; kapanıştan sonra eski ekrana erişeceğinize güvenerek indirmeyi ertelemeyin.

Arşive kaldırmak ile dosyayı indirmek farklıdır

GİB’in yayımladığı Portal Kullanım Kılavuzu v1.5’in 4.7 bölümü, gönderilen ve gelen faturaları Arşive Kaldır işlemiyle ilgili Arşiv alanına taşımayı; ardından seçilen kayıtları İndir ile bilgisayara almayı anlatır. Portal içinde arşiv klasörüne taşımış olmak, işletmenizde dosya kopyası bulunduğu anlamına gelmez. Kılavuz Kasım 2013 tarihlidir; güncel hesabınızdaki ekran farklıysa işlem karşılığını GİB desteğinden doğrulayın.

Gelen ve giden belgeleri ayrı dönem listeleriyle karşılaştırın. İndirilen paketi açın; imza veya mühür içeren özgün elektronik belgeyi ve gerekli bileşenlerini koruyun. Yalnız PDF görüntülerinden oluşan klasörü tam teslim kabul etmeyin. Ayrıntılı dosya kontrolünü e-fatura arşivini geri açıp doğrulama testiyle tamamlayabilirsiniz.

Yeni sağlayıcıya geçmiş belgeleri alıp almadığını, kabul ettiği dosya biçimlerini ve aktarım sonrası nasıl aranacağını yazılı sorun. Bir dosyanın yüklenebilmesi, bütün arşivin otomatik taşınması demek değildir. 509 sayılı Tebliğ’in VI. bölümüne göre dışarıdan saklama hizmeti almak da işletmenin asli muhafaza ve ibraz sorumluluğunu kaldırmaz.

Açık işlemleri tek listede devredin

Geçiş öncesi son kontrolünüzde taslakları, yüklenmiş fakat gönderilmemiş belgeleri ve gönderim sonucu belirsiz kayıtları ayırın. Gelen kutusuyla arşivi birlikte inceleyin. Ticari faturalardaki yanıt gerektiren işler için kimin takip edeceğini ve mevcut işlem süresini not edin; yöntem değişikliğini yeni süre başlamış gibi yorumlamayın.

Her açık kayıt için fatura numarası, ETTN, mevcutsa zarf numarası, son görülen durum, kontrol zamanı ve sorumlu kişi yeterli bir başlangıçtır. Belgeleri yalnız yeni ekranda görünmüyor diye yeniden düzenlemeyin. Önce mevcut gönderimin ve muhataptaki kaydın durumunu belirleyin; hangi sistem üzerinden sonuçlandırılacağı belirsizse entegratör desteğiyle kayıt bazında çözün.

Hesap, kullanıcı yetkisi ve etiket aynı kontrol değildir

Entegratör ekranındaki personel kullanıcı adınızla GİB’deki mükellef kaydını ayırın. Çalışanın ekrana girmesi yalnız erişimi gösterir; işletmenin doğru kimlikle etkin olduğunu ayrıca teyit edin. Yeni sistemde belge hazırlama, gönderme ve arşiv indirme yetkilerini işi yapacak kişilerle kontrol edin; başkasının parolasını paylaşarak geçişi tamamlamayın.

Eylül 2026 tarihli User List v1.1, kullanılan yöntemi AccountType alanında, belge etiketlerini ise e-Fatura ve e-İrsaliye türleri altında ayrı gösterir. Entegratörünüzden güncel e-fatura gönderici birim (GB) ve posta kutusu (PK) etiketlerini teyit edin. Eski etiketin otomatik korunacağını varsaymayın; açılış veya silinme bilgisi bulunan etiketleri güncel durumuyla değerlendirin. Tedarikçinin adres defterindeki eski kaydı kullanması ihtimalini de ilk alım kontrolüne ekleyin.

Geçiş sonrası kontrolü gerçek bir örnekle bitirin

Varsayımsal bir işletme düşünün: Portal’dan son ayın belgelerini indirmiş, fakat iki gönderimin sonucu belirsiz kalmış olsun. Yeni hesabı etkinleşti diye bu iki faturayı yeniden kesmek yerine açık işler listesinde izler. Eski arşivde bir gelen ve bir giden faturayı numarasıyla bulup açar; eksik dönem varsa devir tablosunu tamamlandı işaretlemez.

1. Yeni yöntem etkinleştikten sonra işinizin olağan akışındaki ilk gerçek gelen ve giden e-faturayı seçin; yalnız deneme amacıyla canlı fatura üretmeyin.
2. Kimlik, etiket, fatura numarası ve işlem sonucunu karşılaştırın. Gelen belgenin doğru hesapta görünmesini, gönderilenin durum bilgisini ve muhasebeye aktarımını ayrı kontrol edin.
3. Belgeyi yeni sistemden dışa aktararak tekrar açın. Sonucu ve kontrol zamanını devir dosyasına yazın; eski açık işlemler sonuçlanana kadar sorumlusuyla takipte tutun.

Başvuru görüşmesine devir tablosuyla gidin

Devir tablosundaki eksikleri başvuru görüşmenize taşıyın. E-fatura hizmet seçeneklerini değerlendirirken geçmiş arşivin alınması, personel yetkileri ve muhasebe bağlantısının teklif kapsamını somutlaştırın. Böylece geçişin hangi kısmını sizin, hangi kısmını sağlayıcının tamamlayacağı belli olur.