Şirket kapanırken e-fatura hesabı ve elektronik arşiv nasıl yönetilir?

Hesap kapanışı, arşivin silinmesi anlamına gelmez

Şirket kapanırken vergi sicilindeki durumu, e-fatura hesabının durumunu ve geçmiş belgelerin saklanmasını ayrı ayrı sonuçlandırın. Önce kapanış işleminin hangi aşamada olduğunu mali müşavirinizle netleştirin; son belgeleri ve bekleyen yanıtları listeleyin. Hesap erişimi sona ermeden elektronik arşivi alın, açılabildiğini doğrulayın ve kapanış sonrasında belgelere nasıl ulaşılacağını yazılı olarak belirleyin. E-fatura hesabının kapanması, eski faturaları saklama ve gerektiğinde ibraz etme yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

Bu yazının çıktısı, sicil kaydıyla hesap durumunu ve arşiv teslimini aynı dosyada izleyebileceğiniz bir kontrol tablosudur. Şirket tasfiyesinin bütün hukuki adımlarını kapsamaz; kapanış kararını, tasfiye sürecini ve tamamlanmış kapanışı aynı tarih olarak ele almayın.

Vergi sicili ile uygulama hesabını ayrı kontrol edin

Vergi Usul Kanunu’nun 161. maddesi, vergilendirmeyi gerektiren işlemlerin tamamen sona ermesini işi bırakma olarak tanımlar; geçici durmayı bu kapsamda saymaz. 162. maddeye göre tasfiye ve iflasta mükellefiyet, vergiyle ilgili işlemler tamamen bitene kadar sürer. Dolayısıyla yalnız tasfiye kararı alındığı için artık hiçbir fatura işlemi kalmadığını varsaymayın.

Mali müşavirinizden sicildeki işlem türünü, geçerli tarihini ve tamamlandığını gösteren kaydı öğrenin. Ardından kullandığınız GİB Portal, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon yönteminde e-belge hesabının durumunu ayrıca doğrulayın. Bir personelin girişinin kapatılması, işletmenin e-fatura kullanıcılığının kapanmasıyla aynı işlem değildir. Yalnız unvan veya VKN değişiyorsa şirket kimliği değişiklikleri için hazırlanan kontrol sırasını da inceleyin.

Kullanıcı listesindeki kapanış bilgisini doğru yorumlayın

GİB’in User List v1.1 kılavuzunda aktif kullanıcı bilgileri ile kapanan hesapların ve sicil işlemlerinin izlendiği UserTempList ayrıdır. ClosureDate hesap sonlandırma tarihini, RegistrationCode ve RegistrationDescription sicil işleminin kodunu ve açıklamasını gösterir. Etiketteki DeletionTime ise etiket silinme bilgisidir; tek başına şirketin vergi kapanışını veya arşivin silineceğini göstermez.

Özel entegratör üzerinden çalışıyorsanız hesabınız için hangi sicil kodunun ve kapanış zamanının uygulandığını yazılı teyit edin. Kılavuz, sicil koduna göre farklı kapatma kuralları ve bazı durumlarda tarih sınırı bulunan teknik bir süre tanımlar. Listede yedi gün kalınmasını, her işletmeye kapanıştan sonra yedi gün serbestçe fatura kesme hakkı verildiği şeklinde yorumlamayın; son belgenin gerçek işlem ve düzenleme tarihini mali müşavirinizle değerlendirin.

13 Kasım 2026 incelemesinde GİB’in 30 Eylül duyurusu, kılavuzdaki geliştirmeler için 16 Kasım 2026 tarihini gösteriyor. Bu tarih bütün işletmelerin e-faturaya ilk geçiş veya şirket kapanış tarihi değildir. Sağlayıcınızdan kendi kaydınıza uygulanan akışı teyit ederken bu teknik güncellemenin durumunu da sorun.

Son belgeleri ve açık işleri kapanmadan devredin

Gelen ve giden faturaları, taslakları, gönderim sonucu belirsiz kayıtları ve yanıt bekleyen ticari faturaları ayırın. Her açık iş için fatura numarası, ETTN, mevcutsa zarf numarası, son durum, kontrol zamanı ve takip edecek kişiyi kaydedin. Kapanış planı mevcut yanıt veya itiraz süresini kendiliğinden yeniden başlatmaz.

Fatura yeni ekranda görünmüyor veya hesap kapanmış diye aynı belgeyi yeniden düzenlemeyin. Önce mevcut gönderimi ve muhataptaki kaydı sağlayıcıyla araştırın. Kapanış sonrasında gelen bir belgeyi de yalnız hesap durumuna bakarak yok saymayın; belgenin tarihi, işlem konusu ve uygulanacak yol için kayıt bazında değerlendirme isteyin. İşlem sonucu ile son arşiv kopyasını aynı dosyada tutun.

Arşiv teslimini dosya ve erişim testiyle tamamlayın

509 sayılı Tebliğ’in VI. bölümü, elektronik belgelerin imza veya mali mühürleriyle birlikte saklanmasını; doğrulama, görüntüleme ve erişim için gerekli bileşenlerin korunmasını öngörür. Yalnız PDF görüntüsü veya kâğıt çıktı alınmış olması e-fatura arşivinin tam teslim edildiğini göstermez. Gelen ve giden belgeleri dönem bazında dışa aktarın; belge listeleriyle dosyaları karşılaştırın.

En eski dönemden, son dönemden ve açık işlem bulunan kayıtlardan örnekler seçip yeniden açın. Fatura numarasını, tarafları ve tutarı kontrol edin; imza/mühür doğrulaması için gerekli araçları da kaydedin. Uygulanabilir adımları e-fatura arşivini geri açıp doğrulama testiyle tamamlayabilirsiniz. Eksik dönem varsa teslim tutanağını eksiksiz kabul olarak kapatmayın.

Sağlayıcınıza sözleşme sona erdikten sonra arşiv erişiminin sürüp sürmeyeceğini, hangi yetkiliyle iletişim kurulacağını ve dosyaların nasıl alınacağını yazılı sorun. Süresiz erişim varsaymayın. Saklama hizmeti alınması asli sorumluluğu kaldırmaz; erişim planını yalnız kapanacak bir personel hesabına veya tek bilgisayara bağlamayın.

Saklama süresini ve teslim edilecek yeri birlikte belirleyin

VUK 253, kapsamındaki defter ve belgeler için ilgili yılı izleyen takvim yılından başlayan beş yıllık saklama öngörür; VUK 256 elektronik kayıtlara erişim için gerekli bilgilerin ibrazını da kapsar. Ancak şirket arşivi için yalnız bu süreye bakarak imha tarihi belirlemeyin. Türk Ticaret Kanunu’nun 82. maddesi, kapsamındaki ticari defter ve dayanak belgeler için on yıl öngörür; süre ilgili takvim yılının bitişinden başlar.

Aynı maddenin sekizinci fıkrası, ticareti terk eden gerçek kişi tacirin saklama yükümlülüğünü sürdürür; tüzel kişinin sona ermesinde defter ve kâğıtların on yıl sulh mahkemesince saklanmasını düzenler. Bu nedenle bir eski çalışanın adını sorumlu olarak yazmak yasal teslim düzeninin yerine geçmez. Şirketin durumuna uygun teslim yeri, elektronik dosyaların teslim biçimi ve süre hesabını mali müşaviriniz ve hukuki danışmanınızla belirleyin. Kontrol tablosundaki kişi, bu işlemi takip eden irtibattır.

Doldurulabilir kapanış dosyası

Aşağıdaki satırı her kapanış veya arşiv grubu için çoğaltın. Köşeli parantezli alanları gerçek kayıtla doldurun; belge bulunamıyorsa eksikliği ve sonraki adımı yazın. Bu tablo bir çalışma kaydıdır, resmî kapanış bildiriminin veya teslim belgesinin yerine geçmez.

Eksik arşiv varsa hesabın kapanmasını başarı ölçüsü saymayın

Varsayımsal bir şirkette kapanış kaydı tamamlanmış, fakat son ayın gelen faturaları indirilmemiş ve iki gönderimin sonucu belirsiz kalmış olsun. Hesabın kapalı görünmesi bu işleri çözmez. Kapanış dosyasına eksik dönem ve iki ETTN yazılır; sağlayıcıyla erişim ve durum araştırılır, teslim alınan dosyalar kontrol edilir. Sonuç alınana kadar ilgili satırlar açık tutulur.

Yeniden faaliyet ve yeni işletme için ayrı kontrol yapın

Faaliyet yeniden başlarsa eski hesabın, etiketlerin veya yetkilerin otomatik çalışacağını varsaymayın. User List v1.1’deki yeniden açılış kolaylığı belirli koşullardaki kayıtlara ilişkindir; yeni şirket kurulmasının genel kuralı değildir. Kimlik, sicil ve e-fatura hesabını yeniden doğrulayın; kapanan işletmenin arşivini yeni işletmenin belgeleriyle karıştırmayın.

Yeni veya devam eden faaliyetin e-faturaya geçiş durumunu değerlendirirken interaktif e-faturaya geçiş rehberi ile başlayabilirsiniz. Bu değerlendirme eski hesabı kapatma ve arşiv tesliminden ayrıdır. Yeni başvuruya ihtiyaç varsa e-fatura hizmet sayfasındaki başvuru yolundan mevcut yöntem ve ihtiyaç bilgisini paylaşın.