KEP bildirimlerinin geldiği e-posta sahibi, hesabın işlem yetkilisi de sayılır mı?

BTK’nın KEP sık sorulan sorular sayfası, kişisel hesapların sahibince kullanılmasıyla tüzel kişilerin kendi hesapları için işlem yetkilisi belirlemesini ayırır. Bu nedenle şirket e-postasını takip etmeniz veya kurum içinde “KEP sorumlusu” diye görevlendirilmeniz, sağlayıcı tarafındaki kaydınızın yerine geçmez. Hangi kurumsal hesapta, hangi kullanıcıyla ve hangi işlem kapsamında çalışacağınızı netleştirin. E-posta adresinizin şirket alan adını taşıması da bu kontrolü gereksiz kılmaz.

TÜRKKEP’in yayımladığı 1 Eylül 2023 tarihli kurumsal sözleşme, işlem ve alt işlem yetkililerini tanımlarken alternatif kanallardan yapılan bilgilendirmeyi ayrı maddede ele alır. Bu ayrım, hesabı kullanacak kişiyle bildirim hedefini birbirine eşitlememek gerektiğini gösterir. Başka sağlayıcıda aynı alan adlarını veya menüleri aramayın; kendi hesabınızın resmî kaydını ve güncel açıklamasını esas alın.

Üç soruyu ayrı yanıtlayın: Bildirim nereye geliyor, KEP kutusunu kim takip ediyor, gerekli işlemi kim yapabiliyor? Bunların cevabı aynı kişi olabilir ama bunu varsaymayın. Bildirimin bir dağıtım grubuna ya da ortak muhasebe adresine iletilmesi, gruptaki herkes için ayrı yetki kaydı bulunduğunu göstermez. Normal e-postayı açmak, KEP kutusundaki asıl iletiyi açtığınızın veya şirket adına işlem yaptığınızın kanıtı olarak kullanılmamalıdır.

Kontrol sırasında rolünüz belirsizse başka bir çalışanın parolasını, SMS kodunu veya e-imzasını kullanarak deneme yapmayın. Şirket içindeki yetkili sorumludan ve hesabın KEP sağlayıcısından mevcut tanımınızın teyidini isteyin. Çalışan değişikliği varsa KEP yetkilisi değişikliği rehberi, eski erişimle yeni görevi ayrı takip etmeye yardımcı olur. Bu yanıt, şirketin hukuki temsil yetkisini tespit etmez ve yetkili ekleme işleminin tamamını anlatmaz.